Coach Suite CE: Wie aus einem Pro-Bono-Projekt ein kostenloses Coaching-Cockpit für Selbstständige wurde
Klientenverwaltung, KI-Protokolle und Rechnungen – vollständig im Browser, ohne Cloud-Pflicht, ohne Abo. Die Geschichte hinter einem Tool, das so nie geplant war.
Der Anfang: Eine WhatsApp-Nachricht und eine einfache Frage
Michaela schrieb mir an einem Dienstagabend. Wir kennen uns flüchtig, sie macht sich gerade als Coach selbstständig – Einzel- und Firmencoaching, Schwerpunkt persönliche Entwicklung. Sie wollte Hilfe bei ihrer Website. Kein Problem, ich baue solche Dinge nebenbei. Wir sprachen über Farben, einen passenden Slogan, ein Kleeblatt als Markensymbol. Eigentlich ein überschaubares Projekt.
Dann, fast am Ende unseres Gesprächs, fast beiläufig: „Hast du eigentlich eine Idee, wie ich meine Klienten verwalten kann? Ich mach das gerade in Excel, aber das ist so… naja.“
Das naja kannte ich gut.
Wer selbstständig ist – ob als Coach, Berater, Trainer oder in einem verwandten Feld – kennt diesen Moment: Man schaut sich die verfügbaren Tools an und merkt, dass sie entweder für Großunternehmen gebaut wurden, monatlich mehr kosten als die erste Coaching-Sitzung einbringt, oder die eigenen Klientendaten in eine Cloud schieben, über die man die Kontrolle verliert, sobald man auf „Registrieren“ klickt.
Ich sagte Michaela, ich schaue mir das an. Zwei Wochen später hatte ich eine erste Version fertig. Vier Wochen danach war daraus etwas geworden, das über Michaela weit hinausgeht: die Coach Suite Community Edition – ein kostenloses, vollständig im Browser laufendes Coaching-Cockpit für selbstständige Coaches und Berater.
Was Coaches wirklich brauchen – und was sie nicht brauchen
Bevor ich eine Zeile Code schrieb, habe ich eine Liste gemacht. Was braucht eine selbstständige Coach im Alltag tatsächlich?
Die Liste war kürzer als erwartet:
- Klienten verwalten – wer ist aktiv, welches Paket, wie viele Sitzungen, wann ist der nächste Termin?
- Sitzungen dokumentieren – was wurde besprochen, welche Hausaufgaben, welche Fortschritte?
- Rechtliches im Griff haben – Coaching-Vertrag unterschrieben? Datenschutz-Einwilligung vorliegt?
- Rechnungen schreiben – professionell, mit den richtigen steuerlichen Angaben
- Termine im Blick behalten – was steht diese Woche an?
Das war es. Kein Projektmanagement, keine Team-Funktionen, kein Gantt-Chart. Genau das ist das Problem mit den meisten Coaching-Tools am Markt: Sie lösen Probleme, die die meisten Soloselbstständigen gar nicht haben – und kosten dafür Geld, das in der Anfangsphase der Selbstständigkeit fehlt.
Coach Suite macht genau das und nichts anderes. Und es ist kostenlos.
Die technische Entscheidung: Warum ein einzelnes HTML-File?
Für technisch interessierte Leser: Coach Suite ist eine einzelne HTML-Datei – kein Framework, kein Backend, kein Deployment-Prozess, keine Datenbank. Alles läuft im Browser, alle Daten landen im localStorage des Browsers.
Das klingt zunächst limitierend. Es ist es nicht.
localStorage hält problemlos Hunderte von Klienten-Profilen, Tausende von Sitzungsprotokollen und Jahre von Rechnungsdaten. Wer geräteübergreifend arbeiten oder Backups automatisieren möchte, verbindet optional die eigene Nextcloud-Instanz per WebDAV – dazu später mehr.
Der entscheidende Vorteil dieser Architektur: Es gibt keinen Server, der deine Daten empfangen oder speichern könnte. Coaching-Protokolle sind vertraulich. Klientendaten unterliegen der DSGVO. Die einzig wirklich datenschutzkonforme Lösung ist, diese Daten erst gar nicht das eigene Gerät verlassen zu lassen.
Deployment bedeutet: Datei auf einen Webspace hochladen, fertig. Läuft auf jedem All-Inkl-Hosting, jedem Apache, jedem Nginx. Kein Node.js, kein PHP, kein Python-Backend nötig.
Ein Rundgang durch die Features
🌿 Setup-Assistent beim ersten Start
Wer Coach Suite zum ersten Mal öffnet, wird von einem vierstufigen Assistenten begrüßt. Hier werden einmalig alle relevanten Daten hinterlegt:
Profil: Vorname, Nachname, Berufsbezeichnung, Unternehmen, vollständige Adresse, E-Mail, Telefon, Mobilnummer, Website, Steuernummer, USt-IdNr. (falls vorhanden) und IBAN. Alles was danach auf Rechnungen und in Protokollen erscheinen soll.
Rechtliche Texte: AGB-Text für Coaching-Verträge, Datenschutzerklärung in Kurzform für Klienten, Widerrufsbelehrung und Standard-Zahlungshinweis für Rechnungen. Diese Texte sind Vorlagen – ein Anwalt sollte sie im Einzelfall anpassen.
Nextcloud (optional): URL der Nextcloud-Instanz, Benutzername und App-Passwort. Nach einem integrierten Verbindungstest werden automatisch JSON-Backups in den konfigurierten Ordner geschrieben.
Einmal eingerichtet, erscheinen alle Daten automatisch überall.
👥 Klientenverwaltung
Jeder Klient bekommt ein vollständiges Profil: Name, Kontakt, Adresse (für Rechnungen), Coaching-Ziel, Paket-Auswahl mit Sitzungsanzahl und einen visuellen Fortschrittsring, der anzeigt, wie viele der gebuchten Sitzungen bereits stattgefunden haben.
Besonders wichtig in der Praxis: Zwei Checkboxen mit Datumsfeldern – eine für den unterzeichneten Coaching-Vertrag, eine für die Datenschutz- und Werbeeinwilligung. Das Dashboard zeigt eine Warnung, wenn aktive Klienten noch fehlende Dokumente haben. Wer selbstständig coacht, muss das nachweisbar dokumentieren.
Der Status jedes Klienten ist auf einen Blick sichtbar: Erstgespräch, Aktiv, Pausiert oder Abgeschlossen.
✨ KI-Protokoll Generator
Das ist das Feature, das Michaela am meisten begeistert hat – und ehrlich gesagt auch mich.
Nach jeder Sitzung trägt die Coach ein paar Stichpunkte ein: Was wurde besprochen? Welche Erkenntnisse gab es? Was sind die Hausaufgaben? In welcher Stimmung war der Klient?
Dann klickt sie auf „Protokoll generieren“. Claude – das KI-Modell von Anthropic – erzeugt daraus ein strukturiertes, warmes, professionelles Coaching-Protokoll: mit Sitzungszusammenfassung, besprochenen Themen, Entwicklungsschritten und Ausblick. Mit der eigenen Signatur. Im eigenen Stil.
Was früher 20 Minuten Schreibarbeit nach einer emotional intensiven Sitzung war, dauert jetzt 90 Sekunden.
Der eigene Anthropic API-Key wird nur lokal im Browser gespeichert – er verlässt das eigene Gerät nie in Richtung meiner Server, sondern geht direkt an die Anthropic API.
Das fertige Protokoll kann per Klick in die Sitzungshistorie übernommen werden – und ist dort dauerhaft abrufbar.
🧾 Rechnungsstellung mit Magic-Link
Rechnungen werden direkt in der Suite erstellt: Klient wählen, Positionen eingeben (Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis), und die Suite befüllt automatisch alle Pflichtfelder – Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Bankverbindung, §19 UStG Kleinunternehmer-Klausel.
Für den Druck: Ein Klick öffnet eine sauber gestaltete Druckansicht im neuen Tab, optimiert für Browser-PDF-Export.
Für den Versand gibt es den Magic-Link Export: Die Rechnung wird als zufällig benannte HTML-Datei gespeichert – zum Beispiel rechnung-a3f9b2c1e4d7fb82.html. Diese Datei lädt man auf seinen Webspace. Der Klient bekommt nur den Link per E-Mail. Kein unverschlüsselter PDF-Anhang, der im Postfach des Empfängers liegt und von jedem abgefangen werden kann, der Zugriff auf eine der beteiligten Mailserver hat.
Ein Angreifer, der die URL nicht kennt, kommt nicht an die Rechnung. Einfach, effektiv, kein technisches Setup nötig.
📅 ICS-Kalender und Terminverwaltung
Alle Klienten-Termine können als ICS-Datei exportiert werden – kompatibel mit Google Kalender, Apple Kalender und Outlook. Umgekehrt können ICS-Dateien importiert werden, wobei das Tool versucht, Termine automatisch den richtigen Klienten zuzuordnen.
Das Dashboard zeigt auf einen Blick, welche Termine in den nächsten 7 Tagen anstehen, und warnt bei fehlenden Dokumenten oder offenen Rechnungen.
☁️ Nextcloud Sync – optional, self-hosted
Wer geräteübergreifend arbeiten möchte, verbindet Coach Suite mit einer eigenen Nextcloud-Instanz. Die Einrichtung läuft über ein App-Passwort (nicht das Hauptpasswort), einem konfigurierbaren Zielordner und einem Verbindungstest direkt in der App.
Ein Klick auf „Sync“ schreibt ein vollständiges JSON-Backup in die Nextcloud. Der Dateiname enthält das Datum – so entsteht automatisch eine Versionshistorie. Alte Backups bleiben erhalten.
Wer noch kein Nextcloud-Hosting hat: All-Inkl.com bietet deutschen Webspace mit Nextcloud-Option ab wenigen Euro pro Monat – das ist auch das Hosting, auf dem diese Website und Coach Suite selbst laufen.
Datenschutz ist kein Feature – es ist die Architektur
Ich möchte diesen Punkt bewusst nochmal aufgreifen, weil er mir wichtig ist.
Coaching-Protokolle sind nicht nur vertraulich, sie sind häufig hochsensibel. Menschen sprechen in Coaching-Gesprächen über Dinge, die sie sonst niemandem erzählen – berufliche Krisen, private Konflikte, Ängste. Diese Informationen in eine Cloud zu schieben, über die man keine Kontrolle hat, ist aus meiner Sicht keine Grauzone. Es ist ein Problem.
Coach Suite speichert diese Daten nicht auf einem Server. Nicht auf meinem, nicht auf dem von Amazon, Google oder Microsoft. Sie liegen im localStorage des Browsers – verschlüsselt durch das Betriebssystem, nicht zugänglich für Dritte. Und wenn die Coach die Daten auf ihre eigene Nextcloud synchronisiert, liegen sie auf ihrer Infrastruktur.
Das ist der Unterschied zwischen Datenschutz als Marketing-Versprechen und Datenschutz als architektonischer Entscheidung.
Für wen ist Coach Suite gedacht?
Coach Suite ist für alle, die Menschen begleiten und ihre Verwaltung professionalisieren wollen – ohne sich in teuren Systemen zu verlieren:
- Coaches in der Selbstständigkeit, die gerade starten und kein Budget für monatliche Abo-Gebühren haben
- Berater und Trainer, die ihre Dokumentation aufräumen wollen
- Therapeuten-nahe Berufe, für die DSGVO-Konformität keine Option, sondern Pflicht ist
- Technisch interessierte Nutzer, die wissen wollen, wie ihre Daten gespeichert werden – und das selbst kontrollieren wollen
Teil der Lupus Suite
Coach Suite CE ist Teil meiner Lupus Suite – einer wachsenden Sammlung von Browser-Tools für Selbstständige, die ich neben meiner Haupttätigkeit als Versicherungsberater für Landwirtschaft entwickle. Dazu gehören ZeitTrack für Arbeitszeiterfassung, WertProfi Agrar für Gebäudewertermittlung, der Lupus Tourplaner, das Lupus Reisetagebuch und weitere Tools.
Das Prinzip ist bei allen gleich: Ein echtes Praxisproblem lösen. Keine unnötige Komplexität. Kein Backend. Kein Abo.
Kostenlos starten
Coach Suite CE ist und bleibt kostenlos. Einfach öffnen, Setup-Assistent durchlaufen, loslegen.
Wer meine Arbeit unterstützen möchte: Ein Hosting-Abschluss über meinen All-Inkl Partner-Link hilft mir, die Weiterentwicklung zu finanzieren – und ist gleichzeitig meine ehrliche Empfehlung für deutsches Webhosting mit sehr gutem Support.
Fragen, Feedback oder Ideen für neue Features? Gerne über das Kontaktformular.
Wolfgang Kohlschütter ist Direktionsbeauftragter Landwirtschaft bei der Versicherungskammer Bayern, Entwickler der Lupus Suite und gelegentlicher Motorhome-Reisender mit Hund Iwan. Er lebt und arbeitet in 91241 Kirchensittenbach.
