Fahrtkostenabrechnung automatisieren: Wie ich das Problem selbst gelöst habe
Jeden Monat dasselbe Spiel: Zettel suchen, km zusammenrechnen, in eine Tabelle tippen, PDF erstellen, einreichen. Als Außendienstler verbringst du mit dieser Routine leicht eine Stunde — jeden Monat. Ich habe das geändert.
Das Problem: Fahrtkostenabrechnung ist EDV von gestern
Ich fahre regelmäßig zu Kunden — manchmal direkt vom Homeoffice, manchmal von der Geschäftsstelle aus, manchmal mehrere Kunden an einem Tag hintereinander. Das klingt simpel, ist aber bei der Abrechnung überraschend komplex.
- Kilometer manuell in Google Maps nachschlagen und abtippen
- Kettentermine einzeln als separate Fahrten erfassen
- Am Ende des Quartals alles zusammensuchen — Zettel, E-Mails, Kalender
- PDF-Formular ausfüllen, ausdrucken, unterschreiben, scannen, einreichen
- Und die große Frage: Deckt die 0,30 €/km Pauschale eigentlich meine echten Kosten?
Ich habe mir angeschaut was es gibt. Digitale Reisekostentools — entweder zu komplex für meine Zwecke, oder monatlicge Abogebühren, oder Daten die auf fremden Servern landen. Für einen Außendienstler der einfach seine Kilometer erfassen will, ist das Overkill.
Die Lösung: Selbst bauen
Als jemand der sich seit Jahren mit Digitalisierung und Automatisierung beschäftigt, war die Antwort eigentlich naheliegend: Wenn kein Tool passt, baust du es selbst.
Das war meine einzige Anforderung. Das Tool sollte im Browser laufen, nichts speichern, DSGVO-konform sein und trotzdem alle Funktionen haben die ich wirklich brauche.
So ist Lupus Fahrtkosten entstanden — eine einzelne HTML-Datei die du im Browser öffnest. Kein Server, kein Konto, keine Installation. Einfach herunterladen, öffnen, loslegen.
Was das Tool konkret löst
- Automatische Kilometerberechnung — Adresse eingeben, Route wird berechnet
- Alle Fahrttypen: Homeoffice → Kunde, Geschäftsstelle → Kunde, Kettentermine
- Tagesplan — mehrere Kunden an einem Tag als Kette erfassen
- Heimfahrt-Erinnerung am Ende des Tages
- Outlook-Termine direkt importieren (ICS-Datei)
- Quartal, Monat oder freier Zeitraum für die Abrechnung
- PDF-Export direkt druckbereit mit Unterschriftsfeld
- Stand speichern und später weitermachen
So läuft mein Workflow jetzt
Profil einmalig einrichten
Homeoffice-Adresse und Geschäftsstelle eintragen, als JSON speichern. Das war es — einmal und nie wieder.
Nach jedem Kundentermin: Fahrt erfassen
Zieladresse eingeben, Route automatisch berechnen lassen, Zweck eintragen, speichern. Dauert 30 Sekunden.
Oder: Outlook-Termine importieren
ICS-Datei aus Outlook exportieren, hochladen — alle Termine des Tages werden als Kettentermine in den Tagesplan geladen. Kilometer werden automatisch berechnet.
Quartalsabrechnung: PDF exportieren
Zeitraum wählen, Namen eingeben, PDF-Export klicken. Fertig. Das Dokument ist direkt einreichbar — mit Unterschriftsfeld und allem was gebraucht wird.
Der Realkostenrechner — Pro-Feature
Eine Frage hat mich schon länger beschäftigt: Deckt die 0,30 €/km Pauschale eigentlich meine echten Fahrzeugkosten?
Wenn man ehrlich rechnet — Kraftstoff, Abschreibung, Versicherung, Steuer, Wartung und Reifen — kommt man je nach Fahrzeug und Jahreskilometerleistung auf sehr unterschiedliche Ergebnisse. Manchmal liegt man gut, manchmal zahlt man drauf ohne es zu merken.
Dafür habe ich den Realkostenrechner als Pro-Feature eingebaut. Du trägst einmal dein Fahrzeugprofil ein — Antrieb, Verbrauch, Finanzierungsart, Versicherung, Wartungskosten — und siehst sofort wie viel dich jeder Kilometer tatsächlich kostet. Und was die Differenz zur Pauschale auf ein Jahr hochgerechnet bedeutet.
Das ist kein akademisches Rechenspiel — das ist bares Geld das man kennen sollte.
Für wen ist das Tool?
Lupus Fahrtkosten ist für alle die regelmäßig Kilometer abrechnen — Außendienstler, Berater, Handwerker, Freiberufler. Besonders praktisch ist es wenn das eigene Firmen-IT-System keine eigene Software erlaubt: das Tool läuft komplett im Browser, braucht keine Installation und hinterlässt keine Spuren auf dem Firmensystem.
Es ist außerdem komplett DSGVO-konform: keine Kundendaten werden gespeichert, alles bleibt im Browser, kein Server erhält irgendwelche Daten.
Kostenlos ausprobieren
Die Basis-Version ist kostenlos — ohne Registrierung, ohne Zeitlimit.
🚗 Zur App →Neue Tools zuerst erfahren.
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